我的消灭焦虑的时间/任务管理体系

March 26, 2023

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之前没觉得自己车到山前必有路喜欢就买不行就分的行事方式是个 feature，直到近几年对 mental health 方面议题稍微了解了一些，发现我根本没有消灭焦虑，而是我本来就不焦虑。各种生产力工具和执行力流程不是我消除焦虑手段，只是我本身没有焦虑的副产品。因此，标题最多只能算个 clickbait。

（注：没有焦虑跟不拖延是两回事，我还是拖延的）

不过即便如此，因为常年 CRS（can’t remember shit）和在社畜生活中日益精进摸鱼技巧，还是帮我脑袋清空出了一些本来可能会被琐事和各种 logistics 占据的带宽。虽然不能从本质上消灭焦虑，但如果能帮到大家更高效的 delegate and automate 一些小事的话，也算没有白写了。

本文是我 2023 年 2 月 Patreon 的博客选题，史上第一次出现两个平票选项各有一位高级金主投票因此算上二倍投票能力依然打平的情况，最后由女朋友使用场外特权决定写这个题目了。3 月的博客选题投票本来按惯例是发前一个月的文章时候顺便发出来让大家去投票的，结果因为过于现充所以这篇 productivity 博客拖了一个月才写出来就非常 ironic 了，选项放在这儿给大家看个响吧。如果下个月想参与投票的话欢迎 subscribe 成为金主到时候投票。

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TLDR #

点击各部分可以直接跳转

• 基本原则：能用工具绝不用脑子、工具 friction 尽量小、待办事项要 actionable （可以只是第一步）
• 有固定时间必须赴不去至少要 cancel 约 -> Calendar
• actionable 需要设期望完成时间的待办 -> Todo List (TickTick）
• 如果能完成就算有效率的当天事项 -> Daily Focus (notion）

基本原则 #

能用工具解决的绝对不用脑子 #

能 delegate 就 delegate，能 automate 就 automate。基本应用：calendar，todo list，recurring todo/reminder 等等。把需要操心的事情交给工具之后，就会少一些“脑子里有一堆事情要做，一想到事多就完全不想做”的拖延借口。道理是很简单，但我日常所见一些朋友还是执行得不够彻底，不彻底就会漏掉事情或者把部分事情堆在脑子里从而越积越多，最后功亏一篑。

使用工具的 friction 越小越好 #

如果一个工具用起来很麻烦或者有些要用到的功能缺失，就很容易在压力大的时候放弃使用，从而千里之堤溃于蚁穴。因此在建立体系时除了功能复合需求之外，工具本身方便易用也至关重要，保证几秒钟之内能开始做要做的事情本身而不是工具的 logistics 是基本需求。这件事上我不注重仪式感，只注重效率

有当下、可执行的事项 #

如果一个东西太广太模糊，break it down。如果现在不想动脑子 break it down，加个 todo 给自己设个软死线具体的 first step。比如比起“这周一定要制定旅行计划”来，“明天订机票后天订酒店”要容易执行得多；比起“这个月要把税报了”的大工程，“周五注册账户 import W2 & 1099”要简单得多，做完第一项 todo 再加下一项，绝大多数时间又不是工作不需要一开始就 estimate 所有 milestone 卡那么紧。用顺了以后基本不需要想自己 需要做什么，每天看 todo 就行。

If it’s not on my calendar, it’s not happening #

我甚至已经不记得 pre google calendar 年代我是怎么 keep track of stuff 的了。隐约记得中学时候甚至做过很多自己记错课表然后拿错书的噩梦（现实中应该发生过一两次），那时候的课表是纸质版贴在铅笔盒里的。大四毕业前夕本伪社恐网红还约全校网友面基，难以想象当时自己是怎么 keep track 的（应该已经有了智能手机但是没有 Google calendar，应该也有类似的 calendar 系统）。

后来上班学习工作上 calendar 用得太顺滑，也就不记得什么具体什么时候生活上的事情也全面 adopt calendar 了。以至于现在偶尔发现有些朋友工作之外的约是在脑海里 keep track 而不是 calendar 的都会非常震惊难以想象。不知道我的记忆力差 can’t remember shit 是全都 delegate 给了 calendar 的因还是果。

calendar 上放什么 #

生活中只要是约好特定时间会去做的事情，一定会出现在我 calendar 上，如：

• 跟朋友约的局，饭、运动、电影等
• 各类自己做事的 appointment，比如牙医、车的保养等
• 自己出游的酒店、机票信息，酒店一般是 all day event cover 在住的几天，机票会是 exact event time（一般会被 gmail 自动 sync 或者能方便地从邮件客户端添加）

Productivity 圈有个很流行的方法就是把 focus time，aka 自己想干的事情也在 calendar 上 block，这样如果是 shared calendar（比如工作环境） 可以防止别人插会导致没有完整时间工作，如果是自己的话也可以 block 这个时间专注干一件事。但我尝试过这个方法对我来说不 work：

• calendar 上有太多自己的”意愿“反而会 distract 我 from 真正 time sensitive 有约要做的事情，不能一目了然地看到到底有啥是 time sensitive 的
• 计划赶不上变化，有时候就是会有临时必须要做的事情出现，现有的事情 priority 也可能会变，到时候又得删除、break down 这些 event 增加额外 overhead
• 不想做的事情就算 block 了 focus time 我也是不会做的

不过最近我的工作职能有一定变化，被打断的频率也越来越高了，可能会考虑一定程度上重新捡起来这种 block focus time 方法（肯定不会事无巨细 regularly block though）。

活用子 calendar #

此外可以活用子 calendar（这个东西应该就叫“calendar”，但为了不和整个 service 弄混我就叫它子 calendar 了）来管理不同类型的 event（我基本不用 event color）。客户端上可能不会有，网页版也埋在 setting 里。但是基本上 calendar 就是那个添加了之后可以灵活勾选 hide/unhide 这个 calendar 里所有东西。可以是自己创建的也可以 subscribe 别人的 calendar（美国工作的话应该经常用到，比如 engineer group 和各种 local 组织可能有自己的 calendar）。

上面提到的我自己的各类型的约都在一个 calendar 里，此外一些需要一目了然知道时间但不一定那些时间全被占用的我会新开 calendar。比如上图里 visitors 就是朋友们约好的要来我的城市访问的日期，这样给自己安排出游的时候不会发生朋友约了到访时间但还没约具体的局以至于在 calendar 上显现不出而忘掉结果冲突了的情况。之前我还来月经的时候还会有个生理期 calendar 现在用不掉了就 hide 了。下面那个 Pool schedule 则是我们 local pool 开放 lap swim 的时间过于迂回曲折，每次查时间太心累了，就花了一些时间把 schedule 整理到 calendar 上。但平时绝大多数时间不用看这个信息，因此用整个 calendar toggle untoggle 很方便。

Todo list: set and forget #

Calendar view 并不能完全覆盖所有 time sensitive 的待办事项，比如没确定哪天做的 deadline，需要特定时间提醒的事等等。这时候 todo list 就 come in handy。试过了多个 todo list app 之后 settle 在用的最顺手最符合我 workflow 的 TickTick。

跨！平！台！ #

这个最关键，因为我用的是安卓手机 + Mac 工作/个人笔记本 + Windows PC 打游戏 + 某些多媒体娱乐用 iPad，而为了减小 friction todo list 最大的需求就是随时随地都能输入输出，否则只会弃用，因此各种平台 exclusive 界面再好看功能再强大都没用

自动文字转时间 #

这个应该很多 todo app 都有。比如输入”周一给银行打电话“（我用的是英文的不知道中文支持如何），这个 todo 就会自己设置周一，那么到周一我 todo app 上有红点去看今天要干嘛的时候就自然会去做。当然也支持具体的时间，比如“明晚 9 点去朋友家喂猫”，到时间就会推送这个 reminder。这个功能很关键，因为”点击 due date -> date picker 上选个日期 -> 时间 picker 选个具体时间“这个步骤很繁琐做多了小事就懒得做了，但 free text parser 就可以顺手输入然后 set and forget

多个 entry point，随时随地超快输入 #

安卓控制中心按钮（因为控制中心无论何时何地都能打开而无需回到桌面因此最快最顺手，iOS 可能只能用桌面 widget），直接开个悬浮框输入

安卓通知栏快捷键

Mac 通知栏 widget

Deadline focused view #

除了普通 inbox 还有 today（会显示红点待办数量，当然也可以关掉红点。手机上只有 today 剩下要付费）和接下来 7 天两个 view，帮你把设好 due 的 todo 按时间排好序了。如果一天特别忙，只看 today 就行，清完今天的 today 就算任务完成非常有成就感。如果一天清完了并且 feeling productive，看接下来一周的提前干也很方便。

有这两个 view 而不是全堆在 inbox 里的好处是，即便你有一大叠的 todo，也可以只 focus 在今天/最近要做的事上，不需要操心所有的 pending，它叫你做什么就做什么就好。

付费版还有 calendar view，虽然应该也很有帮助不过免费版已经够用了。

List/Folder 管理方便 #

比如我个人的 todo 就用默认的 inbox，工作另有一个 list，这样非工作时间可以完全不去看工作相关的 todo 减少焦虑。

此外它还有 tag 功能，但我不想过度复杂化细分就没用。

Daily Focus #

前面说了我不喜欢在 calendar 上 block focus time，但这样的话一些没有具体 deadline 活着 quantitative goal，但总要做的事情在上述系统里就看不到了，比如“今天我想在这个项目上 make progress”，”今天能给这篇 document 写 feedback”之类的。因此我有了第三个系统：Daily Focus。

其实这个 focus list 也能集中在 todo list 里，但为了 backtrack 更方便（比如“过去一周我工作上干了啥”）以及不把没有真 deadline 的事项混入 todo list 稀释 todo list 的 today，就另选了媒介。其实一开始试过纸质版和 e-ink，但发现本真·字烂人士（就，完全不会对手帐、手写日记和明显片之类的产生任何要写的欲望，不是写了谦虚不好意思发的那种字烂，其实这么说来字烂是不爱写的因还是果都很难说），发现手写只有 friction 没有仪式感，于是就专电子版在 notion 里开了个 page 写了。形式大致如此：

这个 daily focus 其实是一个消除虚度光阴借口的软性 list。很多时候时间都是在一件事被 block 或者等一件事的时候随手刷刷 SNS 消耗掉的。如果不想 being productivy 就想摸鱼一天的话这样 perfectly fine，但往往更多情况是自己明明想 get things done 但没进入 flow 在 context switching 的 overhead 里消耗掉的，一天下来感觉啥也没干还很焦急。这个 list 的作用大致就是达成“想 being productive 但无处下手“的时候瞅一眼然后立刻开始干，而不是从脑海里或者公司 task board 的一堆乱麻里翻半天翻到都不想干了，的状态。

运作方式方式：

• 每天早上坐在电脑前开始上工时，大致整理一下 top of head “今天完成了就算有效率“的 list 并排序
• 想干正事但又被 block 的时候瞅一眼，从 top of list 挑出来干
• 下工时候把没干完还需要干的复制到明天
• 太忙不需要提醒一上工就去干正事，或者太摸的时候完全不想 being productive 根本没整理 list，或者是休息娱乐的一天不需要规划，经常会有 skip 掉，which is totally fine。人是完全不需要所有时候都 focus 的嘛

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